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【緊急事態宣言を受けて】今、企業がやるべきこと #2

こんばんは、ワークプレイスストラテジストのyuiです。

前回記事「【緊急事態宣言を受けて】今、企業がやるべきこと 1」にて、リモートワーク導入のステップを簡単に紹介させていただきました。

おさらい▽

本日は、ノートパソコンを購入する際の考え方について、ワークプレイスに紐づけてお話ししようと思います。

まず、普段コンピューターで業務を行なっている方が、リモートワーク(在宅勤務)をするには自宅にコンピューターが必要です。
会社の配布したデバイスで業務を行う、が基本ルールの会社が多いと思うので、そうなるとノートパソコンを配布しなければならない。

ここでいくつかお悩みが出てくるのかな、と想像します。

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どんなスペックのものを選ぶべきか... 

これは情報システム部やその専門の方に聞けば、現在の業務で使用しているコンピューターの性能や使用は分かりますね。
しかし、せっかくの投資となるので、これを機にスペックを上げることを念頭においても良いかもしれません。

ちなみに東京都がこんな施策もやっているようです。
「テレワークツールを無料で利用体験できるチャンス」
https://tokyo-telework.jp/lp/try2020/index.html

しかし悲しいことに、1社あたり1台。焼け石に水でしょうか...。
貸与できるコンピューターのスペックや搭載されているツールの名称も記載がないところが怖いところです。うむむ。

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在庫が品薄になっている...

現在の状況として、多くの企業が一気にテレワークを導入したことから、致し方ない部分ではあるでしょう。

対応策の一つとして、BYOD(Bring Your Own Device)という考え方が海外のワークプレイスにはあるのですが、会社に自分のコンピューターやタブレットを持ってきて、それで仕事していいよ〜というルールを敷いている会社もあるのです。

セキュリティどうなってんの?!という疑問については、Oktaなどのクラウドを介したセキュリティを導入していることが前提となるため、そうであればどのようなデバイスであってもクラウドセキュリティを認証さえすれば、セキュリティを担保できる形となっています。

既にクラウドでファイル管理をしている企業であれば、クラウドセキュリティを導入し、業務を行うことが可能。
さらに、BYODルールに基づき、自前のデバイスでの仕事がOKとなれば、会社にノートパソコンが無くても、自宅のものを使います、という形で在庫品薄問題を少しは回避できるかもしれません。

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ノートパソコンを揃えるお金、どこから捻出するのよ...!

本記事ではこの疑問に、きちんと答えていきたいなと思っています。

いきなりテレワーク全面推進で、全社員にノートパソコンを配らないといけない。そんなお金、考えていなかった...
そんな金銭的に困ってしまっている企業も多いのでは、と思います。

結論から話しますと、「ワークプレイスにかける投資を削減し、浮いた経費をノートパソコンに充てる」ことをお勧めします。

東京23区内でオフィスが集まる中央区、港区、渋谷区近辺のオフィスビル坪単価はおよそ25,000円〜35,000円が現在の相場です。

これまで多くの国内企業のオフィスを分析してきましたが、ベンチマークとして、1席に6~10㎡程(1.8~3坪)の面積でオフィスを作っている企業が多いです。つまり、1席に毎月45,000円〜105,000円ほどかけていることになります。

そして、多くの企業が、従業員1人に対して1席設けています。

さて、オフィスの平均稼働率は、リモートワークを実践しきれていないコンサバティブな会社でも50~60%。これが、営業部隊が多かったり、リモートワークを推進していたりする会社であれば40%前後まで落ちます。

つまり、100席置いても40~60席ほどしか使われていない。
40~60席 = 180~630万円/月は使われていない床になっている、という現象が国内企業で非常に多く見られます。

この不動産投資の"ムダ"にメスを入れる施策を打てるか、というのがこれからのワークプレイス作りで非常にキーになります。そして、この新型ウイルス対策がまさに、メスを入れる絶好のタイミングだと思います。

否が応でも、リモートワークで、1ヶ月、さらにその先見えない戦いを強いられることになった今日、そして、新型ウイルスという状況がなくとも、通信技術の発達により世界全体でリモートワークが進展していく近年を見ても、それを拒否する理由は、特別な理由や事情、想い以外には見当たりません。

執務デスク数をシェアしてもらうことで、3分の1削減するとしましょう。
1席あたり75,000円の賃料がかかっていれば、3分の1で、月あたり25,000円/席の経費削減となります。

ノートパソコンの価格はスペックにもよりますが、およそ100,000~200,000円の間に収まると思います。つまり、4~8ヶ月分の削減した賃料で、ノートパソコンの投資は回収できます。減価償却費とすれば、尚のこと会計上は良いですね。

早速、この投資回収シミュレーションを描いて、経営層に投げかけていただきたい...!

ワークプレイスもノートパソコンも、「従業員が生産性高く業務をこなすための投資」と考えていただくことで、より柔軟な働き方改革への投資が可能になるかな、と思います。

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以上、今回はリモートワークを導入するにあたって、ノートパソコンに投資するお金ってどうやって捻出すればいいの?という疑問を、ワークプレイス的に解決してみました。

もちろんこれだけでは解決しない疑問や課題はまだまだあると思います。

・オフィスを縮小した場合のレイアウトや内装デザインはどうすればいい?
・改修や引越しにも時間とお金がかかるのではないか?
・賃貸ビル VS ノートパソコンの投資シミュレーションもどう作っていけばいいのかわからない!

こんなご相談にも幅広く対応していますので、もしお困りのことがあればお気軽にご連絡いただければと思います。

では、また次回...!

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ワークプレイスを軸に、様々な専門領域を持つクリエイターたちのシナジーによって、既成概念を超えたソリューションの提供を目指す。働き方や働く環境に関するご相談・お問い合わせはこちら:info@tcproject.co
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