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【wit大解剖】自社オフィスのコストを評価することで、オフィスの目的と差別化が説明しやすくなる!

Tokyo Creators’ Project ワークプレイスストラテジストのyuiです。
このシリーズでは、TCPが開発している”wit”というレポーティングプロダクトについて、ご紹介しようと思います。

wit = workplace insight & tomorrow

企業が既存に持っているデータを活用し、その企業の働く環境や働き方の実態を可視化する分析レポート。

分析のスタンダード化やRPAを駆使し、
・短納期 (発注から10営業日以内に納品)
・低価格 (1拠点あたりのレポート価格50万円 (税別)) を実現。

また、既存データを活用することで、
・調査期間や費用が発生せず、気軽に試すことができる。

世界中のワークプレイスコンサルティング業界において、ぶっちぎりの短納期、低価格、高品質を実現したレポーティングサービスだと自負している一押しプロダクトです。

このnoteでは、witには実際どんな内容が書かれているの?どんなことがわかるの?それが何に役に立つの?と言ったような疑問に答える記事をいくつか共有していきたいと思います。

オフィスコストの「評価」をしてみよう

どの企業においてもオフィスを構築する際には必ず予算計画をされるでしょう。また、オフィス運営においても、何にいくらかかっているのか、毎月整理し、明確にされている企業もあると思います。

では、そういったオフィスにかかるコストの「評価」は行なっているでしょうか。どのような値だったら良しとするのか。どうであれば改善すべきなのか。

せっかく予算計画に見合ったオフィスを構築し、毎月の運営において費用を整理しても、その良し悪しの判断をせず、改善や改良に活かされていなければ、非常に勿体ないことだと思います。

評価には、相対評価(とある集団の中においてどのような位置に存在するか、を評価する)と絶対評価(予め決められた指標に対してどのような成果をあげたか、を評価する)があります。

どちらも必要な評価方法ですが、オフィス構築や改革の際には、まず相対的な評価が必要となるでしょう。すなわち、市場にあるオフィスと相対しての評価となります。

今日、オフィスの相対的評価にあたり丁度良い指標が存在します。いわゆる「シェアオフィス」と呼ばれるものです。
シェアオフィス事業者は、賃料や光熱費のようなランニングでかかる費用と、不動産賃貸にかかる初期費用や内装工事費などのワンショットの費用を合わせた総額が、きちんとペイでき、さらに人件費や運営費、利益を乗せた形で収支計画を練っています。(もちろん、シェアオフィス事業者にも、通常のコストより安価に構築するための調達戦略などは持っています。)

そのような意味で、まず市場参考価格をシェアオフィスの1席あたり、1人当たりの価格と比べてみましょう。
1席あたり、1人あたりの単価がシェアオフィスより高い場合は、シェアオフィスを借りてしまった方が安価である、という事実が判明します。更にサービスによっては、コンシェルジュやコーヒーなどのアメニティが充実していたり、複数のロケーションにあるシェアオフィスをサテライトオフィスとして利用したり、ということも、その価格内に含まれます。

それでもやはり「自社オフィスを構築するのだ」という意思決定になる場合には、相応の理由や戦略を明確にすることで、自社オフィスにより強い意味と目的が生まれます。

・シェアオフィスより安く作る。
・シェアオフィスでは持てない機能や設備を整える。
・自社オフィスは会議や打合せの場所とし、執務席はほとんど配置しない。
 (
シェアオフィスは出来合いの空間のため、スペース要素の構成を大きく変えることは難しく、自社オフィスでないとそのような空間は実現できない。)

「シェアオフィス」という製品が市場に出現したからこそ、「自社オフィス」の差別化戦略をきちんと考える良いタイミングです。

面積がオフィスコストの決定打となる。

では、オフィス関連コストにはどのような費用が含まれるでしょうか。
オフィス関連コストは積み上げると非常に小さく細かい項目まであげる必要があります。(例えば、アメニティとして配置している紅茶のティーバッグ、とか。)

そのような細かな項目を棚卸し、整理することも大切ですが、戦略立てる際にはまずは大局を捉えていきましょう。
まずは、オフィス関連コストの中でも、特に大きな変動要素となっているレバーを見つけます。すなわち、総コストの大半を占める大きな費用は、何に依存しているのか、ということです。

毎月発生するランニングコストにおいては、賃料・管理費・光熱費がそのほとんどを占めるでしょう。それらは基本的には「賃貸面積」に依存するため、ランニングコストは「賃貸面積」というレバーを左右することで、調整されます。

構築時にワンショットで必要となるコストはどうでしょう。
CBREよりオフィス構築時にかかるコスト一覧がありましたので、それを参考に代表的な費用を見てみましょう。

・仲介手数料:賃料の1ヶ月分 = 賃貸面積に依存する 
・敷金:賃料の12ヶ月分 = 賃貸面積に依存する 
・建設設備工事費用:20~35万円 x 対象面積
・IT・通信設備工事費用:5~15万円 x 対象面積
・オフィス家具費用:10~30万円 x 在籍人数
・原状回復費用:10~20万円 x 対象面積

ここまで見ていくとオフィス関連コストは、ランニング費用でも初期費用でも「賃貸面積」に大きく依存していることが分かります。オフィス関連コストの決定は、賃貸面積の決定と言っても過言ではないでしょう。

だからこそ、どのような戦略のもとにオフィスの面積を決定するかが重要となります。witでは、その根拠のひとつとなるデータとして、稼働率分析を取り入れています。

オフィスの稼働率調査・分析をされていない企業は、是非この機会にその有用性を考えていただければと思います。

利用期間と稼働率が明確なオフィスは、コスト評価が上手に出来ているはず。

もう一つ、オフィスのコストを考える上で重要なレバーとなるのが「利用期間」です。そのオフィスを何ヶ月間使用する想定なのか。次に改修や移転を考えるのはいつなのか。
この期間が短いほど、ワンショットでかかる構築費用のインパクトが強くなります。しかし、そのインパクトを小さくするために利用期間を延ばすと、改善の頻度が落ち、新しい働き方に合わせた環境づくりが難しくなります。

改善の頻度と改善にかかる費用の最適なバランスを見つけることが、長期的な働く環境のアップデートにおいては重要になります。

witでは想定の利用期間におけるオフィスの総コストをまず算出します。

オフィスの総コスト = ランニング費用 x 利用期間(ヶ月) + 構築費用

さらにそのコストを評価するために、1席当たりコスト、1人当たりコストに割り戻します。

1席当たりコスト = オフィスの総コスト ÷ 利用期間(ヶ月) ÷ 総席数
1人当たりコスト = オフィスの総コスト ÷ 利用期間(ヶ月) ÷ 在籍人数

1席当たりコストは、その空間の最大パフォーマンスを知ることが出来ます。全席がフル稼働した場合に、どのようなコストパフォーマンスにあるか。構築時の評価です。

1人当たりコストは、そのオフィスの従業員当たり投資を知ることが出来ます。一人につき、自社オフィスに毎月いくらかけているのか。これは、働き方への投資としての指標となり、シェアオフィスやソフトウェア等と比べることができます。

更に、実態把握としてのコスト評価をする場合には「実稼働コスト」を算出します。

実稼働コスト = 1席当たりコスト ÷ 席稼働率

オフィス構築時にはフル稼働で1席あたり〇〇万円で構築したけど、実際には毎月どのようなパフォーマンスで稼働しているのか「費用」として把握します。席稼働率ではなく費用として把握することで、オフィスの実態を空間としてだけではなく、投資やコストとして理解しやすくなります。

自社オフィスのバリュープロポジションを考える

私たちは、オフィスのパフォーマンスをコストとして理解することをファーストステップとして推奨しています。それは、自社オフィスのバリューが何なのか、どのようなポジショニングを取るのか、を考えるきっかけになるからです。

リモートワークやテレワークが進む今日、自宅でもシェアオフィスでも業務遂行できることを、実感としている方が多いでしょう。それでも、ほとんどの企業がオフィスを「ゼロ」にすることはない。それはやはり、社員で集まるひとつの屋根となる場所が必要だと感じる経営層やマネジメント層が多いからではないでしょうか。

自社オフィスを保持するのであれば、尚更、自宅やシェアオフィスとの費用の差をきちんと把握し、その違いをどのように説明するのか、の検討が必要でしょう。国内企業の間接費は人件費に次いで、オフィス関連コストが多いと言われています。売上の10~20%を占める企業も多いようです。

そのくらい大きな費用を占めるオフィスのコスト戦略・投資戦略を真面目に再考するタイミングとして、リモートワークやデジタル化が推進される今ほど適切な時期はないのではないでしょうか...!!

まとめ

この記事では、オフィスコストの評価指標と、自社オフィスのバリュープロポジショニングの重要性についてご紹介しました。

・オフィスのコスト評価は、まず相対評価から始めてみよう!
・シェアオフィスの席当たり・一人当たりコストと比較することで、自社オフィスのバリュープロポジショニングを考えるきっかけになる。
・適正な賃貸面積の決定こそ、適正なオフィス関連コストの決定につながる。
・コスト評価をする場合に、オフィスの利用期間とオフィスの稼働率は重要なレバーとなる。
・リモートワークが推進される今こそ、自社オフィスのコスト戦略・投資戦略を再考するベストタイミングである。

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TCPはワークプレイスストラテジーの知識をオープンにすることで、この業界・領域の向上と、より働きやすい未来の構築をビジョンに掲げています。
既に、様々な同業他社様のコンサルティングサービスにもwitを取り入れていただいています。

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ワークプレイス可視化レポート wit を大解剖!

第一回:ワークスタイル投資の考え方
第二回:進化するワークプレイスに追いつこう!
第三回:稼働率は、オフィスの体脂肪率?!
第四回:自社オフィスのコストパフォーマンスを評価することで、オフィスの目的と差別化が説明しやすくなる!
第五回:雇用におけるロケーション戦略
第六回:変革シナリオを構築する
第七回:新たな投資を考える
第八回:データドリブンなファシリティマネジメントに向けて


ワークプレイスを軸に、様々な専門領域を持つクリエイターたちのシナジーによって、既成概念を超えたソリューションの提供を目指す。働き方や働く環境に関するご相談・お問い合わせはこちら:info@tcproject.co