K字型ワークプレイスの到来！2020年代のオフィスへ転換するのは今である！
こんにちは！Tokyo Creators’ Projectです。
本日は、TCPで開発・販売しているワークプレイス可視化レポート「wit」を通して、国内50社の分析を行ったところ、興味深いトレンドを発見しましたので、そのご報告をさせていただきます！
2021年以降のワークプレイスに興味のある、あらゆる方、必見のレポートとなります！！！
時間をかけて、分析し、記事をまとめたので、少し長いです。
ぜひ、ブックマークの上、読了ください。
witについての製品概要はこちら。
witで提供される分析や仮説について詳しく説明したマガジンはこちら。
ハイブリッドワーキングモデルに適したオフィス空間のあり方を考えよう
*ハイブリッドワーキング... オフィスなどのリアルな場と、リモートワークなどのバーチャルな場をうまく使いこなしながら働く、2020年代、主流になるであろう働き方。
2020年初頭から今日までの1年半ほど、世界中の多くのホワイトカラーは半ば強制的にリモートワークに対応してきました。
この1年半の間で、組織はリモートワーク下におけるマネジメントや生産性の維持・向上の可能性を確認し、働く人々は老若男女それぞれ、バーチャルな環境でのタスクワークやチームワーク、コミュニケーションに慣れてきました。
Harvard Business Reviwでも”Hybrid”という言葉はトレンドとなっており、2019年は1年間で13件の記事数でしたが、2021年上半期のみで30件を超える約5倍の記事数が投稿されています。
その内容はもちろん働き方や組織マネジメント、事業戦略に関係するものがほとんどです。
世界中の企業がHybrid Working Modelに興味を示し、モデルシフトを検討しています。
Tokyo Creators’ Projectでは、2019年12月より18ヶ月ほどかけて、witというレポーティングプロダクトを通じて、国内50社のオフィスデータを収集してきました。
今回、私たちは、収集したデータを整理・分析し、国内企業のオフィストレンドを理解するとともに、迫り来るアフターコロナに向けて、ハイブリッド時代のオフィスの在り方について3つのオプションを提示するに至りました。
はじめに - 言葉の定義と整理 -
まず、はじめに、これからご紹介する結果報告に出てくる言葉のご説明をしておきます。
本分析を行った発端はTCPのレポーティングプロダクト「wit」を進化させることでした。
witでは、申し込みいただいた企業の働く環境の現状を分析するとともに、TCPが提示するベンチマーク(指標)との比較や、より効率的かつ現代に即したワークプレイスへの改善提案まで行います。
witの施行によって蓄積された国内企業のデータを用いて、アフターコロナに向けたベンチマークの刷新や現代に即したワークプレイスの”数値的”なトレンドを提示する目的で本分析を始めました。
本分析で使用した主要なデータは、分析対象企業のオフィスの空間データです。
各企業のオフィスが、どのような要素に対して、どの程度の面積を保持しているか、どのような種類の座席を、どの程度の数量、保持しいているのか、というデータベースを元にしています。
各企業のオフィス空間は下記のカテゴリで分類をしています。
エリア名
席種についても同様の分類をしています。
すなわち、コミュニティエリアに何席あるのか、チームオープンエリアに何席あるのか、という形で、席を分類し、それぞれの数をカウントしています。
各企業のオフィス空間をデータベースに落とし込む際に、どのオフィスに対しても同じ定義を適用してカテゴライズすることで、粒度を揃えた比較分析が可能となります。
ワークプレイスの変遷 - Workplace 1.0 ~ 4.0 -
今回の分析によって、従来のワークプレイスには三段階の変遷があることが分かりました。
そしてそれらの変遷は、ビジネスにおける時代背景や組織のあり方に相似しており、まさにビジネスや組織論が変わればワークプレイスも変わる、という傾向を見出しました。
2020年代、ビジネスや組織のあり方は大きくデジタルシフトを迎えるでしょう。
働き方や働く環境も大きな転換期を迎えます。記事後半には、今回の分析を通して、TCPが想定する2020年代のオフィスのあり方について、数値的な指標とともに提示します。
Workplace 1.0
このタイプのオフィスには、ワークエリアが総面積の50%程を占める一方で、コミュニティエリアとチームオープンエリアは合計しても10%前後でした。
残る面積は、平均すると動線に16%、サポートエリアに11%、チームクローズに12%が割り振られています。
このタイプにおけるオフィスの目的は、「自席で執務を行うこと」。
そして、社員がオフィスを歩き回ったり、盛んに打合せが行われたり、ブレインストーミングやチームワークが行われたり、と言う空間要素は見つかりません。
決められた計画に則り、決められた一定の業務を、決められた場所で行う。
言わば、トップやマネジメントの指示に従って動くようなヒエラルキー型の組織であり、工場のような働き方に適していると言えるでしょう。
席数の観点からも、オフィスに存在する全席数のうち、ワークエリアの席数は60~70%を占め、続いてチームクローズの席が20~30%を占めます。
執務席と会議室の往復の毎日、もしくは、管理職が会議室に入り浸っている毎日、というものが想像できます。
ビジネスの潮流と照らし合わせてみると、1970年代の大量生産が推し進んだ時代背景が思い浮かびます。
キーワードは、効率性・定型化・ヒエラルキー。
ノートパソコンの登用が主流となる以前であったため、オフィスユーザーは固定席を原則とし、自席で事務作業をすることが、ホワイトカラーの主業務でした。オフィスを動き回る必要性のない非常に固定的な働き方に適した空間と言えます。
Workplace 2.0
Workplace 1.0では上述した通り、ワークエリアとチームクローズによって80~90%の席を占めていましたが、Workplace 2.0に進むと、その割合に変化が見られました。
ワークエリアは総面積の40%程に小さくなります。
一方で、コミュニティエリアやチームオープンエリアといった従業員が自分のデスク以外で打合せや交流ができる場所、ゲストをお出迎えするエントランスに、面積の10%~15%程が割り振られます。
チームクローズは14%前後の面積割合を占め、Workplace1.0と大きな差はありませんでした。
席数の割合で見ると、ワークエリアは54%、チームクローズは23%、コミュニティは12%、チームオープンは11%という構成でした。
全席数に対して、会議室席数はWorkplace 1.0からあまり変化はありませんが、チームで働く場所（チームオープン＋チームクローズ）は3%増加しています。また、コミュニティやチームエリアの席数割合が上がった分、ワークエリアは、9%程下がっています。
この数値の変化を鑑みるとフリーアドレスの台頭を感じられます。フリーアドレス化によって、執務デスク数を減少させながら、その分の席数をオープンエリアに補填しています。
コンピューターが職場に登場するとともに、フリーアドレスが徐々に一般化してきた00年代の時代背景にも合致します。
オープンミーティングの登場という背景には、上層部のみが会議を通じてあらゆる意思決定をしていたところから、従業員同士がもっとカジュアルかつ頻繁にコミュニケーションを取り、小さな意思決定を行う必要が出てきたと言えます。ビジネススピードの加速や複雑化を感じさせますね。
Workplace 3.0
Workplace 3.0で感じられるトレンドはActivity Based Working (ABW) *1 です。
Workplace 3.0に属するオフィスの平均値は、総面積に対して、ワークエリアは34%、コミュニティエリアは18%、チームオープン6%、チームクローズ15%、サポート10%、動線16%という割合となりました。
特に、ラウンジエリアやカフェエリアなどのコミュニティエリアの割合が増え、ワークエリアの減少に気づきます。またWorkplace 3.0のオフィスでは、ペーパーレス等の推進も早いのか、キャビネットなどの収納が比較的少なくサポートエリアがよりコンパクトに済んでいるようです。
席数割合においても、その特徴は顕著に出ています。ワークエリアの席数は38%、コミュニティエリアは35%、チームオープンは7%、チームクローズは20%です。ラウンジやカフェなどに代表されるコミュニティエリアで、打合せや一人作業、交流をするような働き方が目に浮かびます。
またWorkplace 3.0では会議室も減少しています。
会議のあり方や頻度、回数、規模が変化した結果が現れているのではないでしょうか。
ノートパソコンやタブレットなどのデバイスや、無線LANや携帯電話回線のクオリティの向上は、ワーカーのモビリティを格段にあげ、オフィス内においても歩き回りながら働く、ということが自然かつストレスフリーに可能となりました。
また従業員は、ただタスクをこなすだけでなく、創造力や起業家精神、横軸でのコミュニケーションなどが求められるようになり、一日中自席に座って執務するだけでは完結しない働き方が必要になったとも考えられます。
2010年代には日本国内においてもABWという考え方はトレンドとなり、様々な働き方の環境要素を、オフィスに配置する企業が増えました。
リラックスできるラウンジ、交流を促すカフェ、集中作業のためのブース、ブレインストーミングルームなどは、Workplace 1.0や2.0では見られないオフィスの要素でした。
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私たちTCPは今回の分析を通じて、ビフォアコロナ(2019年)までのオフィストレンドとして、Workplace 1.0から 3.0までがパターン化されているものだと理解できました。
イノベーションハブやスタジオ、ショールームなどといった特殊な目的で作られたオフィス以外では、空間構成要素の観点から、この3パターンのいずれかに括られることがほとんどです。
しかし、ハイブリッドワーキングが主流となる2020年代にはWorkplace 4.0という新たなトレンドが登場すると考えています。
Workplace 1.0~3.0でも見られたように、組織マネジメントやテクノロジーが進化するとき、働き方や働く環境も次のステップに移行してきました。
そして、ハイブリッドワーキングへの転換という、組織マネジメントとテクノロジーの進化が両輪で進む今日は、まさに、ワークプレイスが3.0から次のステップに移行するそのタイミングなのです。
ワークプレイスにもK字トレンドが登場する。
今日、代表的なグローバル企業は、それぞれに自社の働き方の方向性について声明を出し始めています。
コロナ禍が落ち着き次第、全社員出社を基本とする、という企業もあれば、ハイブリッドモデルを採用し、オフィスとリモートワークの両立を目指すという企業もあります。
また、出社はほとんど必要とせず、リモートワークを主流とする企業も見られます。
今後、出社率はK字の形で企業間・業界間の差が広がることでしょう。
出社率について、どのような戦略を取るかでオフィスの在り方も大きく変わります。
場合によっては、大きな間接費削減につながったり、営業活動へ貢献できたり、従業員エンゲージメントを向上させたり、という結果をもたらします。
以下には、TCPが提示する2020年代のオフィスの在り方を3パターン提示します。
働き方転換期の今こそ、次のオフィスの在り方を検討するベストタイミングと言えます。
まずは、ハイブリッドモデルを採用するか、しないか、という議論から始めてはいかがでしょう。
出社率が従来のままの場合
出社率を従来通りに戻す場合、すなわち、ハイブリッドモデルを採用しない場合、オフィスはWorkplace 3.0の在り方を取ると良いでしょう。
もちろん、コロナ禍以前よりリモートワークを全体的に実施していた企業はすでにハイブリッドモデルに移行していたと言えるので、ここには適用されません。
ベンチマークとしては、このようなオフィスの在り方です。
エリア割合：総面積に対して、コミュニティエリア18%、チームオープン6%、チームクローズ15%、ワークエリア34%、サポート10%、動線16%
上記のエリア割合、席数割合を取れるかどうかは、もちろん業種・職種にも依ります。
例えば、コールセンターなどは基本的に着席が必要なので、ワークエリアは比較的大きくなるでしょう。
また、スタジオやラボなどの特殊設備などが入る場合、数値は変わっていきます。
しかし上述したように、従業員に対して、ただタスクをこなすだけでなく、創造力や起業家精神、横軸でのコミュニケーションなどが求められるような組織マネジメントのトレンドから、このようなオフィスの在り方が発生しました。
ハイブリッドモデルを採用しないとしても、現在のオフィスがWorkplace 1.0や2.0のいずれかのパターンである場合、3.0への進化は考慮すべき事柄といって良いでしょう。
ちなみに今回、TCPで分析した国内50社のオフィスのうち、Workplace 3.0と判断されたオフィスは11社でした。
つまり、まだ1970年〜2000年代の時代背景で足踏みしているオフィスが大半であるということです。
しかし、彼らはオフィス改革を目的に、弊社のレポーティングサービスに申込みいただいたため、既に改革のために一歩を踏み出し、自分たちの現状を理解するに至った、とも言えます。
出社率を低減する場合
出社率を低減する、すなわちハイブリッドモデルを採用する場合、これまでオフィスで行なっていたいくつかの働き方は、自宅やサテライトオフィスで同様に行うことができる、という判断が成されるでしょう。
つまり必然的に、その働き方をサポートするオフィスの要素は減少します。
では、どの要素が減少するのか。
昨年12月に弊社にて、アドベントカレンダーイベントを企画し、多くのワークプレイス業界の方々、企業経営層、総務の方々に寄稿いただきました。
ニューノーマルというテーマで記事をいただく中で、オフィスの目的は従来と変わるべきだ、という意見が多く見られました。
これまでは「執務する」ことが主目的であったオフィスが、帰属意識の醸成やコミュニティ形成、プロジェクトワークやチームワークの支援の場所へと変わっていくでしょう。
この流れは、Workplace 1.0から3.0までの変遷で見られた全体的な流れにも合致します。
新たなオフィスのパターンはコミュニティ醸成かチームワーク促進か
TCPでは、2020年代に主流となるオフィスの在り方を下記のように構築しました。
✔️自宅やサテライトオフィスで置き換えることができるワークエリアは減少する。
✔️人々が交流し、情報収集し、帰属意識を高めるコミュニティエリアか、プロジェクトワークに特化したチームオープンエリアの割合が増加する。
✔️サーバールームや休養室、倉庫などのサポート要素は、働き方の変化に関わらず、法律的・機能的な制限の中で、最低限面積の8~10%は必要である。
✔️動線を16~18%程確保することで、過密でない快適な働く環境を構築することができる。
Workplace 1.0 ~ 3.0では、ワークエリアが最も面積割合の高いエリアでしたが、Workplace 4.0では、コミュニティエリアもしくはチームオープンに、その順位が取って代わります。
どちらにより比重を置くかは、業種や職種、働き方によって変わるでしょう。
どういう業務はバーチャルで出来て、どういう業務はリアルでやるべきか、という整理をすることで、自分たちのオフィスに本当に必要な要素が見えてくるでしょう。
コミュニティを醸成するオフィス
コミュニティエリア重視オプションでは、以下のようなベンチマーク数値を元に、サンプルレイアウトを作っています。
エリア割合：総面積に対して、ワークエリア19%、コミュニティエリア30%、チームオープン16%、チームクローズ8%、サポート8%、動線19%
ラウンジが非常に大きなオフィスですが、このラウンジ空間では、話し声が活発に聞こえ、人々がカジュアルに話しかけあっています。
このオフィスの場合、従業員の方々は「交流」「情報収集」「つながり」を求めて出社します。
一人作業やチームワーク、顧客との打合せは、ある程度リモートワークで完結するのです。
定期的に開催されるイベントやアクティビティに合わせて出社をする。
インスピレーションを求めて出社する。
社内のタレントとつながるために出社する。
もちろん、その前後で行われる一人作業や打合せ、テレビ会議に対応できるようワークエリアやチームクローズエリアも整備します。
しかし、このオフィスで行われる主となる活動は「コミュニティ活動」なのです。
このようなオフィスに最適なのは、営業やコンサルタント、エンジニアといった個人作業や顧客との打合せを主流とした職種でしょう。
働く上で、人材とのつながりや情報収集が重要となる人々で、作業は個人で進められる、もしくはチームだとしてもオンラインで支障がない、という人々に適しています。
彼らには、バーチャルな働き方によって断絶しがちな、人とのコミュニケーションを補ってくれるような場所が必要となります。
また、オフィスに行くことがゼロになる、帰属意識が薄れる、ということを避けるために、社員が集まるマグネットのような仕掛けが必要になります。
チームワークを促進するオフィス
チームワーク重視オプションでは、以下のようなベンチマーク数値を元に、サンプルレイアウトを作っています。
エリア割合：総面積に対して、ワークエリア19%、コミュニティエリア15%、チームオープン27%、チームクローズ11%、サポート8%、動線20%
従来のワークエリアとチームオープンが取って代わったようなオフィス空間になっています。
オフィスは複数人のチームで集まって働く場所である、という目的で構成されています。
一人作業であれば在宅やサテライトオフィスで進められる、しかし、週に数度はチームで集まって作業した方がプロジェクト進行が早い、ということがあるでしょう。
また、私たちのようなデザイン業界の場合、建材などの現物を見ながらチームで確認作業を進める必要もあります。
プロダクト開発においても、そのような現物確認が必要な場面があることが想定されます。
属するプロジェクトチームの基地としてオフィスを位置づけ、チームワークにとって最適な空間を用意することが重要になります。
例えば、複数人で議論をする場合は、ホワイトボードのような書ける面やスクリーンのような投影できる面があることで利便性が格段に向上します。
また、チームの規模や数が変化するのであれば、空間もその変化に対応しうる柔軟性が必要です。
このようなオフィスに最適なのは、チームでものづくりをしている方々でしょう。
「もの」の如何は問わず、チームでものづくりをする際は分業が発生します。
各人は自分の役割を全うしながらも、チームで密にコミュニケーションを取りながら、改善・改良を繰り返し、前進する必要があります。
ラウンジのような個人個人で選んで座るような空間よりも、チームとして場所が確保できるような空間の方が適しているでしょう。
アフターコロナを見据えて
本記事では、国内50社の働く環境分析を通して発見したワークプレイスのトレンドと構成要素の数値を読み解きながら、2020年代のワークプレイスの在り方への考察をまとめました。
オフィスは、時代とともに、ビジネスとともに、変化してきました。
リモートワークが推進され、いつでも、どこでも働くことのできる今日、オフィスは次なる転換期を迎えています。
人々が、物理的空間に集まる、ということから遠ざかっている今日、むしろ、物理的な体験に対する価値が非常に高まっています。
これからの働く人々は、「バーチャルではできない・足りないからこそ、オフィスに行く」という自発的な気持ちで出社の選択をすることでしょう。
だからこそ、オフィスでしか出来ないエクスペリエンスを従業員に与え、オフィスの価値を高めていくことが大切です。
また、世界的に新たな働き方や働く環境の指針・思想が試され始めていますが、日本では日本に適した働き方や働く環境を考えていくことが大切だと考えています。
日本には、日本ならではの特性があり、性質があり、長所も短所もあることでしょう。
それは、言語や風土、環境として受け入れるべきことであり、また、愛すべきことではないでしょうか。
私たちTCPは、世の中のトレンドを見据えながらも、自分たちはどのような文化を大切にし、どのような想いで働くのか、ということを、日本の企業、そして働く人々が今一度顧みることのできるような、そんな働く環境づくりをこれからもお手伝いしていきたいと思っております！
今回の分析レポートを通して、もっと詳しく知りたい、自社もオフィスを進化させたい、何か面白いことに繋がりそう、などなど感じられた方は、是非お気軽にTCPへお問い合わせください。
お問い合わせは「お問い合わせタブ」よりお願いいたします。
お読みいただき、ありがとうございました。
Tokyo Creators’ Project 共同創業者 松浦・本田
注釈
*1 Activity Based Working: 個人の集中作業や、個人またはチームでのアイデアの展開、共同作業または知識の共有など、それぞれの活動に最適な環境を作ることで、アクティビティ・ベースド・ワーキングは最高のアウトプットに到達するためにどのように働くかを自らが決めるという選択の自由を個人に与えること。（引用元：Veldhoen Company）
