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【wit大解剖】稼働率は、オフィスの体脂肪率?!

Tokyo Creators’ Project ワークプレイスストラテジストのyuiです。
このシリーズでは、TCPが開発している”wit”というレポーティングプロダクトについて、ご紹介しようと思います。

wit = workplace insight & tomorrow

企業が既存に持っているデータを活用し、その企業の働く環境や働き方の実態を可視化する分析レポート。

分析のスタンダード化やRPAを駆使し、
・短納期 (発注から10営業日以内に納品)
・低価格 (1拠点あたりのレポート価格50万円 (税別)) を実現。

また、既存データを活用することで、
・調査期間や費用が発生せず、気軽に試すことができる。

世界中のワークプレイスコンサルティング業界において、ぶっちぎりの短納期、低価格、高品質を実現したレポーティングサービスだと自負している一押しプロダクトです。

このnoteでは、witには実際どんな内容が書かれているの?どんなことがわかるの?それが何に役に立つの?と言ったような疑問に答える記事をいくつか共有していきたいと思います。 

稼働率というオフィスの体脂肪率

皆さんはオフィスを構築する際に、どのようにして面積を決めていますか?
私が以前働いていた設計事務所でよく聞いていた言葉は、「従業員数 x 3坪」「執務席数 x 3坪」がオフィス面積の目安、なんて言葉を聞いたことがあります。

“従業員一人当たりに対して3坪より少なければ窮屈だね、多ければ緩すぎるね”
そういう判断をされてきた総務やコンサルタントも多いのではないでしょうか。

しかし、この指標は言うなれば「体重」のようなものです。重視したい指標の一つですが、これだけで評価していると実態を見失います。

もうひとつ、「体重」とセットで測りたいのが「体脂肪率」ではないでしょうか。
私たちは、オフィス空間における体脂肪率を「稼働率」と置いています。

「1000人が使うためのオフィスとして、1000席の執務デスクを収容している3000坪のオフィスを構築します。」という計画を立てたとします。
しかし、蓋を開けてみると、用意した1000席は50%しか稼働していないかもしれません。
その場合、500席を収容している1500坪のオフィスで事足りるかもしれません。

会議が多い働き方、外出が多い働き方の場合、稼働率を測定することでこのような実態が顕著に現れます。

コロナ禍以前のリモートワークを取り入れていない企業であっても、営業部署の稼働率は40%前後、企画部署や管理職の稼働率は50%~60%、総務や財務などの管理部門で70%程の稼働率がよく見られたように思います。

さらに、コロナ禍によってリモートワークの推進が少なからず、どの企業でも進んだのではないでしょうか。オフィスの評価をする際に、席密度や人数密度だけではなく、席稼働率を測定することは、今後MUSTとなるでしょう。

毎日、毎月、測ることが大切

体重や体脂肪は、毎日、毎月測ることが維持管理において大切だと言われます。1年に一度の健康診断ではプロアクティブな対策は打てません。(最近ちょっと太ったかな〜と思っていたけど、実際に測ってみたら去年より5キロも増えていた!ちょっと手遅れ!なんてことが起こり得ますよね。)

稼働率も同様だと思っています。私たちもこれまでオフィス構築の戦略を立てる際に必ずと言っていいほど、稼働率の調査・分析をしてきました。しかし、稼働率の測定を日次・月次で行っている企業はどの程度いるでしょうか。おそらく非常に少ないと思います。

理由の一つとして、稼働率の調査・分析にはお金と工数がかかることが挙げられます。
従来、稼働率の調査といえば、人間が数えて回るという人海戦略が主でした。また、ここ数年、ビーコンなどのセンサーを導入して稼働状況を測る企業も増えました。しかし、それも期間限定のレンタルであることが多いですし、従業員にセンサーを常に持ってもらうという協力が必要なこともあります。

witでは、分析するデータは、可能な限り企業が既存に持っているものを使用できるようにしています。データを収集するために、新たな投資をしたり、調査期間が発生したり、というのは、素早く低価格で現状把握を行う、というコンセプトに対して本末転倒だからです。また長期的に考えても、日次・月次で測定するためには、出来るだけ安価で自動で収集できる形が望ましいと思います。

それって実際にどういうデータで分析できるの?というご質問があれば、是非弊社にお問い合わせください。(ちょっと画期的なアイディアなので、ここで明かすのは控えておきます...!)

1席の価値を理解して、方向性を決めること

本記事のテーマである「席稼働率」については、オフィス構築を戦略的に考える際にとても注視してほしいものです。

首都圏のオフィスビルの坪あたり賃料は、エリアやグレードにも寄りますが、20,000~40,000円程が相場です。
もしあなたの会社が、首都圏に3000坪・1000席のオフィスビルを賃貸していたとしましょう。
その平均席稼働率が50%だったとすると、平均的に考えて常に500席使われていないことになります。

その使われていない席は、お金に換算すると 500席 x 3坪 x 20,000~40,000円 = 3000〜6000万円/月の価値を持ったものです。この金額分の経費が削減されると、どのくらい会社の利益率にインパクトを与えるでしょうか。また、DXや新規事業、従業員への還元などの投資に対して、どのくらいのサポートとなるでしょうか。
「固定席に慣れているから」「全員分の席がないと不安」という言い訳だけでは処理できない額ではないでしょうか。

もちろん、平均値が50%であって、稼働率が70%となる時間帯や曜日もあるかもしれません。では、それはいつどのようなタイミングで、何が要因で混雑しているのでしょうか?要因によっては、コントロールできることかもしれません。その実態を把握するためにも、稼働率をきちんと分析していることが大切になります。

もちろん、私たちは、席をギリギリまで削減すること、を正義にしていません。

オフィスは生産性を最大限に発揮できる場所として、全員分の執務席を設けることが重要だと考えている会社もありますし、ワークステーションのような1人作業に特化した席でなくても、毎日全員が集まり、共に作業できる場所として、オフィスを作る会社もあるでしょう。

リアルの場で集まり、共に作業することが重要だとする考え方が「時代遅れ」だとは思っていません。昨年12月のアドベントカレンダーイベントでも、多くの寄稿者が、リアルの大切さに改めて気づいた一年であったことを述べていました。

大切なのは、どのような働き方を会社として推進していくのか、その働き方にあったオフィスとはどのような姿なのか、そして、そのオフィスがもたらす経済的なインパクトは良くも悪くもどの程度なのか、をきちんと理解した上で、意思決定することです。


Witの稼働率分析を通して、こんな会話を、経営層と始めるきっかけになるのではないでしょうか。(一例です)

うちのオフィスの席稼働率、現状30%なんです。ビフォアコロナ時は60%でした。今ではリモートワークも円滑に回るようになってきており、コロナ禍が収束しても、ビフォアコロナ時(60%)には戻らないと想定できます。

コロナ禍が収束しない限りは、席稼働率は30%でステイするでしょうし、コロナ禍が収束しても40~50%で留まる、と考えた時、現状の面積3~4割は削減できると思っています。その時、月に5,000万円の経費削減ができるんですよね。

コロナ禍が収束したときに、リモートワークは続行するべきでしょうか?それとも、やはり毎日全員で集まって仕事をするべきでしょうか?
いつかわからないコロナ禍の終息を待つよりも、先手を投じて、終息後にまた必要であれば増やすという戦術もありますよね。

どのような結果に至るとしても、現状削減可能な5,000万円/月の経費を、議論なく払い続けるのはどうしたものか、と思います。

オフィスのあるべき姿を、これからの事業戦略や人事戦略、働き方戦略とともに、再考する機会を設けても良いのではないでしょうか...!!

まとめ

この記事では、稼働率を測定することの重要性と経営に対するインパクトについてご紹介しました。

・稼働率は体脂肪率のようなもの!空間の実態を明らかにする重要な指標。
・稼働率は日次・月次で測定することで、プロアクティブな対応が取れる。

・稼働率測定の秘訣は、既存にあるデータをまず活用すること。

・一席の価値を理解しながら、オフィス面積を決定しよう。

・稼働率分析を通して、数字としてのファクトから、働く環境と働き方について、経営層と会話を始めよう。

wit面白そう!やってみたい!と思ったあらゆる方々は、弊社へお問い合わせください。

TCPはワークプレイスストラテジーの知識をオープンにすることで、この業界・領域の向上と、より働きやすい未来の構築をビジョンに掲げています。
既に、様々な同業他社様のコンサルティングサービスにもwitを取り入れていただいています。

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ワークプレイス可視化レポート wit を大解剖!

第一回:ワークスタイル投資の考え方
第二回:時代やビジネスとともに進化するワークプレイス
第三回:稼働率というオフィスの体脂肪率
第四回:オフィスのコスト評価をする
第五回:雇用におけるロケーション戦略
第六回:変革シナリオを構築する
第七回:新たな投資を考える
第八回:データドリブンなファシリティマネジメントに向けて
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